Unklarer Verbleib von Geräten
Lösung
Jedes Gerät ist mit Foto, Lagerort und Status erfasst. Reservierungen dokumentieren, wofür es im Einsatz ist. Administratoren sehen im Kalender, wer es gebucht hat.
Equipment-Management für Organisationen.
Volle Übersicht über Ihr Equipment.
Die Schmalothek ersetzt verstreute Listen und Absprachen durch ein zentrales System, für Equipment im eigenen Einsatz ebenso wie für die Vermietung an Kunden. Ihr Team sieht die aktuelle Verfügbarkeit und disponiert selbstständig, am Arbeitsplatz wie auf dem Smartphone. Bestand, Übergaben und Rückgaben bleiben lückenlos dokumentiert.
- Im Einsatz in Video- und Eventtechnik
- Für Smartphones optimiert
- Eigene Instanz, Hosting in Deutschland
Die Schmalothek am Arbeitsplatz. Wählen Sie links einen Bereich.Beispieldaten
SchmalothekStudio Nord
Ausgangslage
Geteiltes Equipment braucht klare Abläufe.
Ob Equipment im eigenen Haus geteilt oder an Kunden vermietet wird: Sobald viele Aufträge auf denselben Bestand zugreifen, entstehen typische Reibungsverluste: unklarer Verbleib, Doppelbuchungen und unbemerkte Schäden. Die Schmalothek setzt an jedem dieser Punkte an.
Doppelt verplantes Equipment
Lösung
Reservierungen erfolgen mit Datum und Uhrzeit. Die Verfügbarkeit wird vor jeder Buchung geprüft, Doppelbuchungen sind ausgeschlossen.
Schäden, die niemand meldet
Lösung
Mängel werden bei der Rückgabe je Gerät erfasst. Defekte Exemplare sind automatisch gesperrt, bis sie instand gesetzt sind.
Bestand & Ordnung
Ein strukturierter Bestand.
Jedes Gerät wird einmal vollständig erfasst: mit Foto, Lagerort, Menge und Status. So findet jedes Teammitglied das richtige Equipment, auch ohne Ortskenntnis im Lager.
Die Equipment-Karte im Detail
So erscheint ein Gerät in der Anwendung. Wählen Sie eine Markierung für die Erläuterung.
🎤Richtrohrmikrofon
Jetzt verfügbar3/5
Marke: Sennheiser
Modell: MKH 416
Standort: Regal A3
Schnell reservierenDetailsZu aktiver ReservierungIn den Warenkorb
Individuelle Kategorien
Kategorien mit Symbol, Farbe und Beschreibung. Das Dashboard zeigt je Kategorie die aktuelle Verfügbarkeit.
Audio12/15 frei
Licht8/10 frei
Kabel & Strom40/52 frei
Eindeutiger Gerätestatus
Geräte in Wartung sowie defekte oder dauerhaft verliehene Geräte sind automatisch von Reservierungen ausgeschlossen.
Verfügbarbuchbar
Wartung · Defekt · Außer Betriebgesperrt
Dauerleihgabe an „Redaktion Kultur“gesperrt
Schnelle Suche
Durchsucht Name, ID, Marke, Modell, Seriennummer, Lagerort und Kategorie. Mehrere Begriffe werden kombiniert.
Bestehende Barcodes weiterverwenden
Vorhandene Etiketten bleiben gültig. Einem Gerät lassen sich mehrere Codes zuordnen, per Liste oder Kamera erfasst.
4006381333931#1MIC-0427-B#2Teilweise Defekte
Defekte Exemplare werden vom verfügbaren Bestand abgezogen, der Rest bleibt buchbar. Jede Meldung wird mit Datum und Namen dokumentiert.
XLR-Stecker locker (Tom)
Wartung abgeschlossen (Lena)
Ablauf
Vom Bedarf bis zur Rückgabe.
Eine Ausleihe in fünf Schritten, für die interne Produktion ebenso wie für den Kundenauftrag. Wählen Sie einen Schritt, um die zugehörige Ansicht der Anwendung zu sehen.
Beispieldaten
Mobil & Scanner
Vollständig nutzbar auf dem Smartphone.
Am Regal, im Übertragungswagen oder am Messestand ist selten ein Laptop zur Hand. Die Schmalothek bietet deshalb auch auf dem Smartphone den vollen Funktionsumfang.
- Einhändige BedienungDie Navigation liegt am unteren Bildschirmrand, der Seitentitel bleibt sichtbar. Details öffnen sich innerhalb der Seite statt in Pop-ups.
- Scannen per KameraDer Scanner startet die Kamera unmittelbar. Zwischen Reservieren und Zurückgeben wird ohne Neustart gewechselt. Treffer werden durch Vibration und Signalton bestätigt.
- USB-Handscanner am AusgabeplatzAn festen Ausgabeplätzen erfasst ein handelsüblicher USB-Handscanner mehrere Codes in Folge, ohne zusätzliche Eingabe.
- Fotos direkt aufnehmenBeim Anlegen von Equipment werden Fotos direkt mit der Smartphone-Kamera erstellt.
QRCode 128Code 39EAN-13UPCITFund weitere
Benachrichtigungen
Automatische Erinnerungen und Statuswechsel.
Die Schmalothek prüft alle Reservierungen minütlich und informiert die Beteiligten, sobald eine Aktion ansteht. Manuelle Abgleiche entfallen.
-
Beim Reservieren
Bestätigung
E-Mail „Reservierung bestätigt“ mit Nummer, Zeitraum und allen Positionen.
-
1 Stunde vor Beginn
Erinnerung zur Abholung
Die reservierende Person erhält eine Erinnerung per E-Mail.
-
1 Stunde vor Ende
Erinnerung zur Rückgabe
So steht das Equipment für die nächste Reservierung rechtzeitig bereit.
-
Nach Ablauf der Frist
Überfällig
Der Status wird automatisch angepasst. Die Person wird per E-Mail und im Dashboard informiert.
-
Ohne Abholung
Automatische Freigabe
Nicht abgeholte Reservierungen werden nach Ablauf storniert und das Equipment wieder freigegeben.
Verwaltung
Zentrale Verwaltung für Administratoren.
Der Admin-Bereich der Schmalothek, mit den Kacheln der Anwendung. Wählen Sie eine Kachel, um die jeweiligen Verwaltungsfunktionen zu sehen.
Abteilungen & Standorte
Mehrere Bereiche in einem System.
Abteilungen oder Standorte erhalten jeweils einen eigenen Bestand, eine eigene Farbe und ein eigenes Kürzel. Der Wechsel zwischen Bereichen erfolgt mit einem Klick.
- Bereichsübergreifende Ausleihen sind möglich. Die Reservierung wartet zunächst auf Genehmigung.
- Die Administratoren des verleihenden Bereichs werden per E-Mail informiert und entscheiden über „Genehmigen“ oder „Ablehnen“.
- Bei Bedarf lässt sich die Genehmigungspflicht in den Systemeinstellungen deaktivieren.
Die Bezeichnung, etwa „Sachgebiet“, „Standort“ oder „Organisation“, wird an Ihre Organisation angepasst.
Dokumente
Übergabeprotokolle und Zolldokumente.
Aus jeder Reservierung entsteht ein druckfertiges Übergabeprotokoll. Für Auslandseinsätze wird auf Wunsch zusätzlich die Carnet-Warenliste erzeugt.
Loadsheet
Druckfertig im A4-Format: Packliste zum Abhaken und Unterschriftsfelder für die Übergabe, an die eigene Crew oder an den Kunden.
Loadsheet · Equipment-ÜbergabeRES1760425200001 · Aktiv
| Anz. | Bezeichnung | ID | |
|---|---|---|---|
| 2 | Richtrohrmikrofon · Sennheiser MKH 416 | MIC-0427 | |
| 4 | Kopfhörer | KH-0112 | |
| 3 | Kabeltrommel 25 m | KAB-0550 |
Übergeben durch · Datum · Name / Unterschrift
Empfangen durch · Datum · Name / Unterschrift
Carnet-Warenliste
Die Zolldaten werden einmalig am Gerät hinterlegt. Die Warenliste wird als CSV für das IHK-Portal oder als PDF exportiert.
- Seriennummer
- 4032981
- Zolltarifnummer
- 85181000
- Gewicht
- 0,17 kg
- Zeitwert
- 890 €
- Ursprungsland
- Deutschland
CSV herunterladenPDF herunterladen
Pro Kunde aktivierbar
Betrieb & Einführung
Betrieb und Wartung übernehmen wir.
Es ist weder eine Installation noch ein eigener Server erforderlich. Die Schmalothek wird als eigene Instanz für Ihre Organisation betrieben und läuft im Browser auf allen Geräten. Ihren bestehenden Bestand übernehmen wir aus einer Excel-, Word- oder Textdatei.
Betrieb & Datenschutz
- Instanz
- Eigene Datenbank, eigener Server-Prozess, eigene Domain. Keine gemeinsame Nutzung mit anderen Kunden.
- Hosting
- Rechenzentrum in Deutschland
- Tracking
- Keine Tracking-Cookies, keine Analyse- oder Werbedienste
- Zugang
- Neue Konten erst nach Freigabe durch einen Administrator
- Passwörter
- Nur verschlüsselt gespeichert (bcrypt)
- Geteilte Geräte
- Anmeldung gilt 24 Stunden, Neuladen meldet ab
- Erscheinungsbild
- Name, Kürzel, Farbe und Begriffe nach Ihren Vorgaben, in hellem und dunklem Design
Einführung
- ErstgesprächGemeinsam betrachten wir Ihren Bestand, die ausleihenden Personen und die bestehenden Abläufe.
- Einrichtung der InstanzDomain, Farbe, Begriffe, Bereiche und Kategorien werden nach Ihren Vorgaben konfiguriert.
- Übernahme Ihres BestandsWir pflegen Ihr komplettes Equipment für Sie ein. Dafür genügt eine Excel-, Word- oder Textdatei mit Ihrem bisherigen Bestand.
- Einbindung des TeamsMitarbeitende registrieren sich selbst und werden von Administratoren freigegeben. Beim ersten Login erläutert ein kurzer Rundgang die Anwendung.
Häufige Fragen
Antworten auf häufige Fragen.
Wird spezielle Hardware benötigt?
Nein. Die Schmalothek läuft im Browser auf PC, Tablet und Smartphone. Zum Scannen dient die Smartphone-Kamera oder ein handelsüblicher USB-Handscanner.
Können vorhandene Barcodes weiterverwendet werden?
Ja. Jedem Gerät lassen sich beliebig viele vorhandene Barcodes zuordnen, per Liste oder Kamera erfasst. Der Druck von Etiketten ist nicht Bestandteil der Schmalothek.
Was geschieht, wenn Equipment nicht zurückgegeben wird?
Nach Ablauf der Rückgabezeit wird die Reservierung automatisch als überfällig markiert. Die verantwortliche Person wird per E-Mail und im Dashboard informiert. Bis zur Rückgabe bleibt das Equipment für weitere Buchungen gesperrt.
Lassen sich mehrere Abteilungen oder Standorte abbilden?
Ja. Jeder Bereich verfügt über eigenen Bestand, eigene Farbe und eigenes Kürzel. Bereichsübergreifende Ausleihen sind möglich, optional mit Genehmigung durch die Administratoren des verleihenden Bereichs.
Wie aufwendig ist die Einführung?
Gering. Die Einrichtung der Instanz übernehmen wir, ebenso das Einpflegen Ihres kompletten Equipments. Dafür genügt eine Excel-, Word- oder Textdatei mit Ihrem bisherigen Bestand. Mitarbeitende registrieren sich anschließend selbst.
Eignet sich die Schmalothek auch für die Vermietung an Kunden?
Ja. Reservierungen werden je Auftrag angelegt, die Verfügbarkeit wird für den gesamten Mietzeitraum geprüft. Das Loadsheet dient als Übergabeprotokoll mit Unterschriftsfeldern, und bei der Rückgabe wird der Zustand je Gerät erfasst. Für Einsätze im Ausland steht die Carnet-Warenliste bereit.
Erstellt die Schmalothek auch Angebote und Rechnungen?
Die Schmalothek konzentriert sich bewusst auf eine Aufgabe: die schnelle und übersichtliche Verwaltung Ihres Equipments, von der Verfügbarkeit über Reservierung und Übergabe bis zur Rückgabe. Auf Kalkulation und Faktura verzichtet sie, damit die Bedienung schlank bleibt. Angebote und Rechnungen erstellen Sie wie gewohnt in Ihrer bestehenden Buchhaltungssoftware.
Wie setzen sich die Kosten zusammen?
Die Kosten richten sich nach dem Umfang des Bestands und der Anzahl der Bereiche. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Kontakt
Vorführung anfragen.
In einer Vorführung mit Ihrem eigenen Equipment zeigen wir Ihnen, wie die Schmalothek Ihre Abläufe unterstützt. Aus Ihren Angaben wird eine Nachricht an uns vorbereitet.
Robert Geyerrobert.geyer156@gmail.com
Josias Fehsenfeldfehsjo1@gmail.com
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